Lieferanfragen bei Teillieferungen automatisch bearbeiten
Fragt ein Kunde nach einer unvollständigen Lieferung, beginnt im Service die Suche. Jemand muss den Auftrag öffnen, die einzelnen Lieferungen abgleichen und nachsehen, ob für die fehlende Ware schon ein Termin bestätigt wurde. Fehlt die Zusage, folgt eine Rückfrage bei der Disposition. Meldet sich der Kunde erneut oder übernimmt ein Kollege, muss auch der Stand dieser Rückfrage wieder auffindbar sein.
vector zero trägt diesen Stand zusammen. Ihr fügt die Lieferanfrage aus der E-Mail ein. Der Prozess liest eure Auftrags- und Lieferdaten aus SharePoint, zeigt gelieferte und offene Mengen und erstellt einen Antwortentwurf. Fehlt die Lieferzusage, erhält die zuständige Person eine Klärungsaufgabe. Sobald sie die Zusage dokumentiert, aktualisiert vector zero den Entwurf. Euer Service prüft und versendet die Antwort selbst.
Lieferanfragen besprechenSo läuft eine Lieferanfrage durch
Ein fiktives Beispiel zeigt den Ablauf. Ein Montagebetrieb bestellt bei einem technischen Händler Industrieventile und passende Dichtungssätze. Der Händler führt die Bestellung als Auftrag AU-5823. Die erste Lieferung ist angekommen, aber es fehlen Ventile. Der Betrieb fragt per E-Mail nach dem Termin für die restliche Ware.
1. Lieferstand zusammenstellen. Euer Service fügt die Anfrage in vector zero ein. Der Prozess liest Kunde und Auftragsnummer aus und ruft die passenden Auftrags- und Lieferpositionen aus zwei Tabellenblättern einer Excel-Datei ab. Die offenen Mengen berechnen Formeln in der Datei aus bestellten und zugestellten Mengen. Für AU-5823 ergibt sich dieser Stand:
Die Zustellung ist im Beispiel durch einen dokumentierten Wareneingang bestätigt. Eine Versandmeldung allein würde noch nicht belegen, dass diese Mengen angekommen sind. Auch eine zugestellte Sendung bedeutet nicht, dass der gesamte Auftrag erfüllt ist: Hier fehlen weiterhin vier Ventile.
2. Fehlende Zusage klären. Für die vier Ventile liegt noch kein bestätigter Termin vor. vector zero erstellt deshalb einen ersten Antwortentwurf ohne Lieferzusage und legt den Vorgang mit dem Status „In Klärung“ im Register ab.
Die Aufgabe an die Disposition enthält die Mengen, den bisherigen Entwurf und die Aufforderung, einen bestätigten Termin mit Quelle zu dokumentieren. Die zuständige Person muss diese Angaben nicht erneut aus E-Mail und Auftrag zusammensuchen.
3. An die offene Klärung erinnern. Nach einer eingestellten Wartezeit liest vector zero den Vorgangsstatus erneut. Steht er weiterhin auf „In Klärung“, entsteht einmalig eine Aufgabe zum Nachfassen. Bevor jemand nachfragt, prüft er den aktuellen Vorgang: Eine bereits angelegte Erinnerung verschwindet bei einer späteren Zusage nicht automatisch.
4. Antwort mit bestätigtem Termin vorbereiten. Im Beispiel bestätigt die Disposition schriftlich die Anlieferung der vier Ventile am 9. Oktober 2026. Die zuständige Person trägt Termin und Quelle in den Kommentar der Klärungsaufgabe ein und bestätigt die Rückmeldung. vector zero übernimmt beide Angaben ins Register und erstellt daraus die neue Antwort.
Nach der internen Freigabe speichert der Prozess den Entwurf mit dem Status „Antwort freigegeben“ im Register. Damit lässt sich der zuletzt freigegebene Stand wiederfinden. Der Status bestätigt weder den Versand der Antwort noch die Zustellung der restlichen Ware.
Was ihr dafür braucht
Der gezeigte Prozess arbeitet mit zwei Excel-Dateien in SharePoint. Eine enthält die getrennten Tabellenblätter für Aufträge und Lieferungen. Kunde, Auftrag, Position, Menge und Einheit müssen eindeutig zusammenpassen. Die zweite Datei ist das Vorgangsregister; dort stehen Bearbeitungsstatus, bestätigter Resttermin, Zusagequelle und freigegebener Antwortentwurf.
Bei der Einrichtung legt ihr fest, wer die Lieferzusage klärt, wer die Kundenantwort prüft und nach welcher Wartezeit die einmalige Erinnerung entstehen soll. Telefonische Zusagen müssen ebenso dokumentiert werden wie schriftliche, damit sie im Vorgang verfügbar sind.
Was bei euch bleibt
Dieser Aufbau verarbeitet zwei fest zugeordnete Positionen je Auftrag. Größere oder wechselnde Positionslisten müssen entsprechend eingerichtet werden. Die Anfrage wird von Hand eingefügt; ein Postfachabruf sowie direkte ERP- oder Frachtführeranbindungen gehören nicht dazu.
Die Auskunft hängt vom Stand eurer Daten ab. Der Prozess zeigt Datenstand und Zusagequelle, prüft aber nicht automatisch das Alter jeder Quelle. Euer Service kontrolliert deshalb Mengen, Termin und Aktualität. Ein Mengenwiderspruch wie mehr zugestellte als bestellte Ventile geht zur manuellen Klärung. Das ersetzt keine Prüfung auf sämtliche möglichen Datenfehler.
Auch die KI kann Angaben falsch lesen oder einen Satz unglücklich formulieren. Der Antwortentwurf bleibt deshalb ein Text zur Prüfung und Überarbeitung. Fehlen in einer Rückmeldung Termin oder Quelle, muss ein Mitarbeiter die Angaben klären; daraus wird keine Lieferzusage abgeleitet.
Eure Lieferanfragen
Muss euer Service bei Teillieferungen regelmäßig Auftrag, Lieferungen und Rückfragen zusammenführen? Zeigt uns eine typische Lieferanfrage, die zugehörigen Auftrags- und Lieferdaten und euren heutigen Klärungsweg. Wir besprechen, welche Recherche vector zero übernehmen kann und wie offene Lieferzusagen bei euch nachgehalten werden sollen.
Lieferanfragen besprechenAuch vor der Lieferung fällt wiederkehrende Übertragungsarbeit an: Automatische Auftragserfassung aus Kundenbestellungen zeigt den Abgleich von Kundenartikelnummern und die Vorbereitung eines Auftragsentwurfs.