Abläufe laufen weiter, auch wenn jemand freigeben muss.
Die meisten Abläufe im Unternehmen sind keine Rechenaufgaben. Sie hängen an Freigaben, an ausgefüllten Formularen, an einer Rückfrage, die zwei Tage dauert. Dafür ist die Prozess-Engine gebaut.
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- Vier Auslöser
- Zehn Schritt-Typen
- Freigaben im Ablauf
- Unveränderliche Versionen
Ein veröffentlichter Prozess mit Auslöser, Formular, Freigabe und Ablage in SharePoint.
Warum Abläufe hängen bleiben.
Zu viele manuelle Schritte
Ein Vorgang wandert per Mail durch fünf Postfächer. Jede Station tippt Werte von Hand in das nächste System.
Freigaben ohne Spur
Wer eine Freigabe belegen will, durchsucht alte Mails. Nach drei Monaten findet sie niemand mehr.
Keine Prüfung an der Quelle
Falsche IBAN, fehlendes Feld, doppelte Einreichung. Bemerkt wird das erst am Ende, wenn die Korrektur teuer ist.
Was die Prozess-Engine kann.
Vier Auslöser
Ein Lauf startet von Hand, nach Zeitplan, über einen Webhook oder automatisch, sobald ein Formular abgeschickt wird. Der Ablauf beginnt damit dort, wo er im Alltag ohnehin beginnt, und nicht erst, wenn jemand daran denkt.
Zehn Schritt-Typen
Freigabe, Formular senden und auf die Einreichung warten, E-Mail, HTTP-Aufruf, Microsoft-Liste anlegen oder aktualisieren, SharePoint-Datei, Planner-Aufgabe, Notiz und Warten. Damit lässt sich ein Vorgang vollständig abbilden, ohne dass am Ende doch wieder jemand etwas abtippt.
Freigaben gehen an die richtige Person
Ein Freigabeschritt adressiert eine Person, eine Rolle oder den Wert eines früheren Feldes. So geht die Freigabe an den Vorgesetzten, den das Formular genannt hat.
Tagelang warten kostet nichts
Ein wartender Schritt hält keinen laufenden Job. Er hinterlegt, worauf er wartet, und wird geweckt, sobald es eintritt.
Veröffentlichte Versionen sind unveränderlich
Ein Lauf, der am Montag begonnen hat, läuft den Montags-Stand zu Ende. Auch wenn am Mittwoch jemand den Prozess ändert.
Geprüft, bevor es scharf geht
Beim Veröffentlichen lehnt die Prüfung nicht gebundene Pflichteingaben ab, ebenso Verweise auf Werte, die es nicht gibt, und unverträgliche Typen.
Ein Fehler stoppt nicht alles
Nach den Wiederholungen bleibt der betroffene Schritt stehen und der Lauf meldet sich zur Bearbeitung. Andere Zweige laufen weiter, und Sie können wiederholen, überspringen oder abbrechen.
Nachvollziehbar im Nachhinein
Zu jedem Lauf steht fest, welcher Schritt wann mit welcher Ein- und Ausgabe lief und wer freigegeben hat.
So entsteht ein Prozess.
Sie wählen, was den Lauf startet. Eine Person, ein Zeitplan, ein Webhook oder ein abgeschicktes Formular.
Schritte werden verbunden und ihre Eingaben an die Ausgaben früherer Schritte gebunden.
Die Prüfung meldet offene Bindungen und Sackgassen. Erst danach wird die Version scharf und bleibt unverändert.
Die Übersicht zeigt, welche Läufe laufen, welche warten und welche Ihre Aufmerksamkeit brauchen.
Häufige Fragen.
Am besten mit einem eigenen Ablauf anfangen.
Konkret wird es an einem echten Prozess aus Ihrem Haus. Der Urlaubsantrag, die Rechnungsfreigabe, das Onboarding einer neuen Kollegin.
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