Angebotserstellung automatisieren
Für jede Angebotsanfrage sucht dein Vertrieb Artikel, Preise und Lagerbestand zusammen. vector zero übernimmt diese Vorarbeit und erstellt aus dem E-Mail-Text einen Angebotsentwurf in eurer Excel-Vorlage samt Antworttext. Dein Team prüft die Konditionen und kann sich auf die Abstimmung mit dem Kunden konzentrieren.
Angebotserstellung besprechen- Schritt 1
Kundenanfrage erfassen
Mailtext einfügen. Artikel und Menge auslesen lassen.
- Schritt 2
Artikeldaten abgleichen
Preis und Lagerbestand aus eurer Artikelliste übernehmen.
- Schritt 3
Angebot freigeben
Ausgefülltes Excel-Angebot und Antworttext gemeinsam prüfen.
Der Angebotsprozess
Aus einer Kundenanfrage werden ein ausgefülltes Excel-Angebot und ein passender Antworttext. Du übergibst Betreff und Mailtext an vector zero. Der Prozess verbindet die Anfrage mit euren Artikeldaten und legt das Ergebnis deinem Vertrieb zur Freigabe vor.
Daten und Anwendungen
- Kundenanfrage: Betreff und Nachrichtentext der E-Mail.
- Artikelstamm: Eure Excel-Liste mit Artikelnummern, freigegebenen Preisen und Lagerbestand.
- Angebotsvorlage: Eure Excel-Vorlage für das fertige Angebotsdokument.
- Ergebnis: Angebotsdatei in SharePoint, Antworttext und Freigabe in vector zero.
Der Ablauf verbindet vector zero, Microsoft Excel und SharePoint. Artikelstamm, Vorlage und erzeugte Angebote liegen in SharePoint.
Von der Anfrage zum Angebot
Ein Kunde fragt einen Artikel mit Menge und Wunschliefertermin an. Bevor dein Vertrieb antworten kann, muss er den Artikel zuordnen, den Preis nachschlagen und die Verfügbarkeit klären. Danach füllt er die Angebotsvorlage aus und formuliert eine Antwort. Bei Standardartikeln wiederholt sich diese Vorarbeit mit jeder neuen Anfrage.
vector zero führt diese Angaben zusammen. Der Prozess liest Artikel und Menge aus dem Mailtext, gleicht sie mit eurem Artikelstamm ab und übernimmt den hinterlegten Preis sowie den Lagerbestand. Daraus entstehen eine ausgefüllte Excel-Angebotsvorlage und ein Antwortentwurf. Fehlen entscheidende Angaben, bleibt die Anfrage zur Klärung offen.
Dein Team erhält Anfrage, verwendete Artikeldaten und Angebotsentwurf gemeinsam. Es prüft Preis, Liefertermin und Konditionen, statt das Angebot von Grund auf zusammenzustellen. Die Entscheidung über das Angebot bleibt beim Vertrieb; das Übertragen und Zusammenführen der Angaben übernimmt der Prozess.
Weniger Handarbeit im Vertrieb
- Weniger Suchen: Die Daten aus Kundenmail und Artikelliste stehen zusammen bereit. Dein Team muss Artikel, Preis und Bestand nicht für jedes Angebot einzeln heraussuchen.
- Weniger Abtippen: Der Prozess trägt die zugeordneten Angaben direkt in eure Angebotsvorlage ein. Wiederholtes Kopieren zwischen E-Mail und Excel entfällt für diese Felder.
- Mehr Zeit für die Kundenantwort: Dein Vertrieb beginnt mit einem vorbereiteten Angebot und Antworttext. Er kann sich auf Konditionen, Liefertermin und offene Kundenfragen konzentrieren.
Funktionen
- Anfrage auslesen: Artikelnummer, Menge und Wunschdatum aus dem Nachrichtentext erfassen.
- Artikel abgleichen: Den passenden Eintrag im Artikelstamm zuordnen und freigegebenen Preis sowie Lagerbestand abrufen.
- Angebot erstellen: Die Kunden- und Artikeldaten in die Excel-Vorlage übertragen und die Angebotssumme berechnen.
- Antwort vorbereiten: Einen Antworttext zur Anfrage formulieren und zusammen mit der Angebotsdatei in vector zero zur Freigabe vorlegen.
Einsatzbereiche
Der Ablauf passt zu Vertriebsteams, die regelmäßig Anfragen zu bekannten Artikeln bearbeiten und ihre Angebote mit einer festen Vorlage erstellen.
- Technischer Großhandel: Angebote für Standardartikel aus einem gepflegten Sortiment vorbereiten.
- Ersatzteilvertrieb: Anfragen mit konkreter Artikelnummer mit Preis und Lagerbestand zusammenführen.
- Vertriebsinnendienst: Wiederkehrende Anfragen aus E-Mails in eine einheitliche Angebotsvorlage übertragen.
Ablauf
Der gezeigte Aufbau führt eine Anfrage mit einem Artikel durch vier Schritte. Eine zuständige Person übernimmt am Ende die Freigabe.
1. Kundenanfrage erfassen
Dein Team fügt Betreff und Nachrichtentext der E-Mail in vector zero ein. Der Prozess liest Kundenangaben, Artikelnummer, Menge und Wunschdatum aus. Diese Informationen bilden die Grundlage für den Abgleich mit eurem Sortiment.
2. Artikel und Preis zuordnen
Der Prozess sucht die Artikelnummer in der Excel-Artikelliste auf SharePoint. Zum passenden Eintrag übernimmt er den freigegebenen Preis und den Lagerbestand. Fehlt die Menge, ein eindeutiger Artikel oder ein freigegebener Preis, wird kein Angebot erstellt.
3. Angebot und Antwort vorbereiten
Mit den zugeordneten Angaben füllt vector zero eure Excel-Angebotsvorlage und legt die Datei in SharePoint ab. Parallel entsteht ein Antworttext zur Kundenanfrage. Ein Liefertermin wird dabei nicht verbindlich zugesagt: Die Bestätigung bleibt beim Vertrieb.
4. Angebot freigeben
Dein Vertrieb erhält die ursprüngliche Anfrage, die verwendeten Daten und den Entwurf in vector zero. Er kontrolliert Preis, Liefertermin und Konditionen und gibt das Angebot frei. Anschließend versendet das Team Angebot und Antwort über sein E-Mail-Programm.
Beispiel aus dem technischen Handel: Ein Kunde benötigt Drucksensoren für seine Produktion. In der fiktiven Anfrage bittet die Feldhain Verpackungstechnik GmbH um ein Angebot für 200 Sensoren des Typs DS40. Der Artikelstamm enthält einen Nettopreis von 49 Euro pro Stück und einen Bestand von 240 Stück. Daraus entsteht ein Angebotsentwurf über 9.800 Euro netto; der Liefertermin bleibt zur Abstimmung offen.
Bei der Einrichtung legt ihr Artikelquelle, Angebotsvorlage und die zuständige Person für die Freigabe fest. So erhält euer Vertrieb die vorbereiteten Angebote im gewohnten Format.
Einrichtung und Einsatz
Geeignete Anfragen
Der gezeigte Prozess ist auf einen Artikel und eine Angebotsposition ausgelegt. Mehrere Positionen, Sonderanfertigungen, Stücklisten oder individuell ausgehandelte Konditionen benötigen zusätzliche Regeln und eine entsprechende Erweiterung des Ablaufs.
Daten und Vorlagen
Benötigt werden eine gepflegte Excel-Artikelliste mit freigegebenen Preisen und Lagerbestand sowie eure Angebotsvorlage in SharePoint. Soll ein ERP-System die Daten liefern, wird die Anbindung für das konkrete System geklärt.
Unvollständige Angaben
Ohne Menge, eindeutigen Artikel oder freigegebenen Preis erstellt der Prozess kein Angebot. Der Grund erscheint im Prozessverlauf. Euer Team klärt die fehlenden Angaben; eine automatische Rückfrage oder separate Aufgabe ist in diesem Aufbau nicht enthalten.
Liefertermine
Der Lagerbestand hilft dem Vertrieb bei der Einschätzung der Anfrage. Er ersetzt keine verbindliche Lieferzusage. Ob die gewünschte Menge zum angefragten Termin lieferbar ist, bestätigt euer Team vor dem Versand.
Postfach und Versand
Der Ablauf startet mit manuell eingefügtem Mailtext. Die Angebotsdatei entsteht in SharePoint, der Antworttext in vector zero. Der automatische Abruf aus einem Postfach und der E-Mail-Versand sind nicht Teil dieses Aufbaus.