Datensouveränität in der Steuerkanzlei: Was über den AVV hinaus zählt

Wer KI in der Steuerkanzlei einsetzen möchte, muss entscheiden, welche Informationen ein System erhalten darf. Bei allgemeinen Textentwürfen lässt sich ohne Mandantendaten arbeiten. Soll die KI dagegen einen konkreten Vorgang zusammenfassen oder eine mandatsbezogene Antwort vorbereiten, wird der Schutz vertraulicher Daten Teil der Anwendung.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist dafür ein wichtiger Baustein. Er beantwortet aber nicht allein, wer technisch auf die Daten zugreifen kann und welche weiteren Dienstleister beteiligt sind. Für mich beginnt Datensouveränität deshalb mit einem nachvollziehbaren Bild der Verarbeitung: Wo liegen die Daten, wer verarbeitet sie und welche Zugriffe sind möglich?

Warum die KI den Kanzleikontext braucht

Ein Sprachmodell kennt nicht automatisch die Arbeitsweise Ihrer Kanzlei. Es weiß beispielsweise nicht, wer eine bestimmte Anfrage übernimmt, welche Vorlage Ihr Team dafür verwendet oder welche interne Regel zuletzt geändert wurde. Diese Informationen müssen Sie ihm bereitstellen, wenn es bei solchen Aufgaben helfen soll.

Dafür lassen sich vorhandene Unterlagen gezielt zugänglich machen. Das System sucht zur jeweiligen Frage passende Passagen und verwendet sie als Grundlage für die Antwort. Dieses Verfahren heißt Retrieval Augmented Generation, kurz RAG. Es verbindet die Sprachverarbeitung mit abrufbarem Wissen, statt für jede Antwort nur auf das Training des Modells zurückzugreifen. Die ursprüngliche RAG-Arbeit beschreibt diesen Ansatz.

Damit hängt die Qualität auch davon ab, was die Suche findet. Eine veraltete Arbeitsanweisung bleibt veraltet, selbst wenn die KI sie flüssig zusammenfasst. Für den Einsatz braucht es deshalb gepflegte Unterlagen, erkennbare Quellen und eine Prüfung der Antworten. Der Dokumentenzugriff allein garantiert noch keine richtige Auskunft.

Zwei Aufgaben für einen begrenzten Einstieg

Ein möglicher Anfang ist die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Wiederkehrende Fragen zu Zuständigkeiten, Ablageorten oder internen Arbeitsschritten lassen sich anhand freigegebener Kanzleiunterlagen beantworten. Die erfahrene Kollegin wird dann für die Fälle gebraucht, die sich daraus nicht klären lassen. Ob das im Alltag entlastet, lässt sich mit den tatsächlich wiederkehrenden Teamfragen erproben.

Ein zweiter Ansatz sind Entwürfe für die Mandantenkommunikation, etwa die Nachfrage nach fehlenden Belegen. Die KI kann sich dabei an Vorlagen und Formulierungen der Kanzlei orientieren. Bevor ein Entwurf versendet wird, prüft eine zuständige Person Inhalt und Zuordnung zum Mandat. Enthält die Aufgabe Mandantendaten, muss deren Verarbeitung vorab geklärt sein.

Auch die Bundessteuerberaterkammer stellt die fachliche Prüfung und menschliche Endkontrolle in den Mittelpunkt. Ihr KI-FAQ vom 27. Januar 2026 behandelt Dienstleisterauswahl, Verschwiegenheit und eine am Fehlerrisiko ausgerichtete Kontrolle. Der Katalog beruht auf dem Rechtsstand Juli 2025; er nimmt der Kanzlei die Prüfung ihres konkreten Einsatzes nicht ab.

Ein deutscher Serverstandort beantwortet nicht jede Zugriffsfrage

Bei der Auswahl eines Anbieters reicht die Angabe „Server in Deutschland“ nicht aus. Neben dem Speicherort ist relevant, welche Unternehmen die Daten verarbeiten und wer darauf zugreifen kann. Dazu können auch weitere Dienstleister gehören, die beispielsweise den Modellbetrieb oder angebundene Anwendungen übernehmen.

Der CLOUD Act zeigt, warum diese Unterscheidung wichtig ist. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können erfasste Anbieter zur Herausgabe von Daten verpflichtet werden, auch wenn diese außerhalb der USA gespeichert sind. Maßgeblich sind unter anderem US-Gerichtsbarkeit und die Frage, ob die Daten im Besitz, in Verwahrung oder unter Kontrolle des Anbieters stehen. 18 USC § 2713, US-Justizministerium.

Eine ausländische Anordnung erlaubt umgekehrt nicht automatisch eine Übermittlung nach europäischem Datenschutzrecht. Dafür müssen die jeweiligen rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sein. Artikel 48 DSGVO regelt den Umgang mit solchen Entscheidungen; er ist kein ausnahmsloses Herausgabeverbot. Die Leitlinie des Europäischen Datenschutzausschusses erläutert die nötige Prüfung.

Für die Auswahl eines KI-Dienstes folgt daraus: Der Standort ist ein Kriterium, die gesamte Verarbeitungskette ein weiteres. Eine Architektur mit weniger beteiligten Diensten kann die Prüfung übersichtlicher machen. Sie ersetzt weder die rechtliche Prüfung noch die erforderlichen Verträge.

Architektur und Vertrag müssen zusammenpassen

Bei einer Auftragsverarbeitung bleiben die Anforderungen aus Artikel 28 DSGVO bestehen, auch bei deutschem Hosting. Für Steuerkanzleien kommen Berufsgeheimnis und Dienstleisterpflichten hinzu. § 62a StBerG verlangt unter anderem sorgfältige Auswahl und vertragliche Vorkehrungen zur Verschwiegenheit; bei Auslandsleistungen ist grundsätzlich ein vergleichbarer Geheimnisschutz erforderlich. DSGVO, § 203 StGB, § 62a StBerG.

Diese Prüfung lässt sich konkret führen, wenn der Anbieter Verarbeitung und Zuständigkeiten offenlegt. vector zero beschreibt beispielsweise den Betrieb von Anwendung, Datenbanken und KI-Verarbeitung auf deutschen IONOS-Servern. Zugleich weist die Plattform darauf hin, dass angebundene Dienste wie Microsoft 365 die an sie übergebenen Daten zusätzlich verarbeiten. Welche Anbindungen eine Kanzlei nutzt, gehört damit zur Bewertung ihres Einsatzes.

Ich würde deshalb mit einer klar begrenzten Aufgabe beginnen und die dafür nötigen Informationen festlegen. Daraus ergibt sich, welche Daten das System erhalten muss und welche Anforderungen der Anbieter erfüllen soll. Datensouveränität bedeutet für mich, diese Entscheidung auf überprüfbare Verarbeitung und klare Verantwortlichkeiten zu stützen. Der AVV gehört dazu; er ist nicht die ganze Antwort.